Comptabilité numérisée dans les classes moyennes: la pression extérieure augmente

Comptabilité numérisée dans les classes moyennes: la pression extérieure augmente

De nombreuses entreprises ont appris, au plus tard avec le déclenchement de la pandémie de Corona, l’importance de rester à la pointe de la numérisation. La plupart pensent aux possibilités de travail mobile, aux événements virtuels ou aux solutions Cloud de collaboration. Les potentiels de numérisation dans le domaine de la comptabilité – augmentation considérable de l’efficacité, gain de transparence, sécurité et fiabilité (tax Compliance) – sont souvent négligés – la pression augmente avec les exigences externes.

Avantages fondamentaux de la comptabilité numérisée
Pour les entreprises qui créent elles-mêmes leur comptabilité financière, ce sont souvent de petites améliorations de processus qui ont un impact important: cela commence par la récupération électronique des relevés bancaires et leur comptabilisation automatisée selon les règles déposées. Bien que cela fasse partie de la norme des fournisseurs de logiciels établis, qu’il soit mis en place rapidement et qu’il se calcule immédiatement, de nombreuses entreprises ont encore cette étape à franchir.

L’étape suivante consiste à utiliser un logiciel de reconnaissance de reçus pour les factures reçues. Les pièces justificatives sont scannées (si elles ne sont pas déjà numériques), lues automatiquement par le logiciel et enregistrées de manière autonome à l’aide de leurs propres règles ou de L’intelligence artificielle.

Il y a encore des différences notables en termes de qualité et de taux de reconnaissance – cependant, pour de bons systèmes, une automatisation de 90% et plus est réaliste après un court laps de temps. Les avantages sont évidents: outre le gain de temps, le reçu (numérisé) est lié à la réservation et peut être consulté à tout moment via le système. Souvent, ces systèmes offrent également un flux de travail pour le partage de factures. C’est-à-dire que la facture D’entrée est validée numériquement par le pollueur avant d’être validée en comptabilité.

Il va sans dire que les systèmes responsables de facturation, de gestion des marchandises ou D’ERP doivent être associés à la comptabilité-mais là encore, la réalité est souvent différente en raison d’interfaces insuffisantes.

Que les entreprises s’occupent de la comptabilité en interne ou externalisent ces activités à des conseillers fiscaux, il existe des facteurs externes qui plaident en faveur d’une comptabilité numérisée et la rendent de plus en plus indispensable.

Les potentiels externes comme incitation – la pression augmente avec « L’administration en ligne »
Il faut souvent une incitation pour aborder le sujet de la numérisation en général et de la numérisation de la comptabilité en particulier.

Cette Motivation se nourrit souvent de besoins et de contraintes: par des changements pendant la pandémie de Corona, par la nécessité de meilleurs processus ou simplement par des facteurs externes qui exercent une pression. Ces facteurs comprennent, par exemple, les administrations financières, les banques, les partenaires, les clients, les fournisseurs ou d’autres réglementations. Il est compréhensible que les entrepreneurs voient d’abord leurs priorités et leurs investissements dans L’optimisation du but réel de l’entreprise – et c’est rarement la comptabilité.

C’est peut-être pourquoi il y a quelque chose de positif si des contraintes externes contribuent à alimenter le sujet de la numérisation dans la comptabilité. Les exemples suivants montrent qu’il est nécessaire de remettre en question certains processus et d’investir dans des solutions durables.

Un exemple récent est celui des aides immédiates et des aides à la transition pendant la crise Corona: les aides à la transition sont et ont été un sujet important, en particulier pour les PME. Ceux qui se sont penchés sur les demandes conviendront qu’il aurait été encore plus difficile et complexe de présenter les demandes sous forme papier – sur la base de documents numériques et avec les interfaces correspondantes avec les autorités ,les demandes pourraient être mieux traitées.

La poursuite de la numérisation de l’administration financière oblige également les entreprises à suivre les exigences. Bien qu’il n’y ait pas D’obligation de numériser des comptes, les entreprises doivent conserver, par exemple, les documents comptables conformément aux GoBD dans le Format dans lequel ils ont été reçus (C’est – à – dire les factures ou les relevés bancaires au format PDF ou à un format D’image) – une structure de stockage et d’accès fiable est donc indispensable.

Numérique Factures
D’autre part, les documents papier peuvent être détruits en présence d’un document de procédure. La documentation de procédure signifie que les entreprises documentent à la fois le processus de numérisation et la conservation des documents numérisés de manière à exclure toute manipulation. Les règlements sont maintenant complexes – il est conseillé de procéder à une vérification dans votre propre entreprise. Surtout ici, les solutions logicielles spécialisées dans le domaine de la comptabilité peuvent être un grand soulagement. De plus, la pression grandit du côté des clients et des partenaires: les clients veulent recevoir leurs factures de plus en plus numériquement et les fournisseurs traitent leurs commandes numériquement.

Pour ceux qui ont affaire à des pouvoirs adjudicateurs, le sujet de la facture X est déjà pertinent. Dans le même temps, il est déjà probable que les factures électroniques deviennent obligatoires pour les transactions commerciales dans le secteur privé. Cela correspondrait à l’exemple D’autres pays de l’UE, actuellement introduits en Italie et annoncés en France et en Pologne. La principale motivation des Etats est la réduction de L’évasion fiscale – pour les comptes, les formats de factures normalisés et prescrits offrent un potentiel supplémentaire pour la comptabilisation automatisée.

Enfin et surtout, la pression des banques augmente. Le « rapport financier numérique (DiFin) » déjà disponible permet d’ores et déjà la transmission numérique des comptes annuels à la banque domestique – avec une évaluation automatisée correspondante. En ce qui concerne le financement par emprunt, il n’est pas exclu que de plus en plus de banques sollicitent ce DiFin de manière obligatoire. En contrepartie, des travaux sont en cours sur un « canal de retour » standardisé qui permet à l’entreprise de récupérer les données de la banque (intérêts, Disagio, etc.) et de les insérer automatiquement dans son logiciel financier.

Adapter les processus internes – mieux vaut partir aujourd’hui que demain
Les PME sont bien conseillées d’analyser leurs processus actuels et, si nécessaire, d’examiner avec l’aide d’un consultant. Avec les solutions logicielles appropriées et le bon partenaire, les entreprises ne peuvent pas seulement rencontrer les banques, le Trésor ou les partenaires sur un pied d’égalité. Au lieu de cela, l’efficacité des processus, la rapidité et la sécurité des chiffres de l’entreprise augmentent souvent considérablement. Une base essentielle pour la prise de décision entrepreneuriale.

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