Avec ces 7 conseils, L’ordre vient au bureau

Avec ces 7 conseils, L’ordre vient au bureau

Malgré la numérisation constante dans de nombreuses entreprises, le traitement des documents papier semble encore à la traîne. Avec ces 7 conseils, vous avez la possibilité dans de nombreux domaines de passer à L’envoi de documents numériques.

Une Situation que tout le monde connaît: après une semaine de vacances, les dossiers s’empilent sur le bureau et la boîte aux lettres électronique semble éclater de toutes les coutures. Faut-il toujours vraiment en arriver là? Au cours des dernières années, la numérisation a pris de l’ampleur dans de nombreuses entreprises. Le traitement des pièces justificatives semble tout simplement à la traîne. Dans de nombreux domaines, il est possible de passer à l’envoi de documents numériques.

En fin de compte, le défi est de gérer correctement les documents sans documents. Il ne suffit pas de les laisser obstruer la boîte aux lettres ou de les déplacer dans n’importe quel dossier. Ce qu’il faut, c’est une gestion des documents clairement réfléchie et cohérente. Sinon, le problème sera simplement déplacé à la fin. Astuce 1: passer à L’envoi de documents numériques
Les montagnes de papier naissent dans le bureau de deux manières: la réception des documents et des documents imprimés qui sont envoyés. Bien sûr, tous les documents ne peuvent pas être « récupérés »numériquement. Dans certains domaines, il faut simplement des documents à agrafer. Ici, le thème « presse-papiers » est moins au premier plan. Numériser des documents importants signifie écrire la sécurité particulièrement grande.

Une approche qui doit être claire. Ce qui appartient à un dossier sous forme de papier sont des documents tels que:

Inscriptions commerciales
Contrats de crédit et de vente
Contrats de travail.
Tous les documents importants dont la perte peut causer des problèmes aux entreprises. Même les déclarations de cession pour les droits D’auteur ou de marque sont conservées en toute sécurité sur papier.
Chaque entrepreneur aura déjà vu un disque dur dire au revoir. Les disques ne sont pas faits pour L’éternité. Même un CD-ROM ou un DVD ont leurs faiblesses à cet égard. Cependant, une grande partie de la correspondance dans la vie quotidienne de l’entreprise peut être réalisée numériquement. Cela inclut les E-Mails envoyés en interne. Mais aussi:

Factures
Devis clients
Conditions générales
aujourd’hui, sous Forme numérique, est depuis longtemps la Norme. Entre-temps, de plus en plus D’autorités se tournent vers L’expédition sans papier. Cela ne concerne pas seulement L’écriture – par exemple en ce qui concerne les promotions. En ce qui concerne les décisions, de nombreuses autorités proposent également l’envoi de documents correspondants.

Le meilleur exemple est la note fiscale. Ici, avec la présentation de la déclaration de revenus électronique-si l’entrepreneur (ou la comptabilité) prend le tout en main – est demandé à la fin sur la forme de la déclaration de revenus. Vous pouvez choisir L’expédition justificative comme AVIS fiscal classique. Ou une Version numérique sera choisie. Les avantages de la deuxième Variante sont évidents:

Le document sera plus facile à trouver plus tard (recherche de fichiers)
Il n’y a pas de chaos de papier
Le procédé électronique préserve les ressources environnementales
Comment passer à un envoi de documents sans papier ailleurs?
Que la numérisation de toutes les pièces justificatives ait un sens dépend des conditions-cadres différentes. Ce que les entrepreneurs et les indépendants doivent toujours garder à l’esprit dans tous les cas: pour chaque pièce justificative, l’obligation de conservation de 10 ans s’applique dans la vie quotidienne de l’entreprise. Il convient de noter ici que la conservation doit respecter certains principes.

L’obligation de conservation s’applique également aux factures sans pièces justificatives. Conserver chaque facture D’entrée et de sortie pendant plus de 10 ans signifie que:

lisible
non
inviolable
conserver. Que la conservation ait lieu en Suisse ou à l’étranger n’a pas d’importance à ce stade. Si, à première vue, les documents numériques semblent très simples, des défis apparaissent au plus tard à ce stade. L’archivage selon les principes de bonne gestion et conservation des livres – en abrégé GoBD-doit être effectué de manière à éviter toute perte de données.

Au cours des dernières années, la Liste des documents sans document est devenue relativement longue. Outre les factures D’entrée et de sortie, ce sont entre autres des relevés de compte, qui sont aujourd’hui fournis numériquement de préférence par de nombreuses banques. D’autre part, il y a toute une série de documents, qui doivent nécessairement être présents dans l’Original. Notamment:

Reçus de dons
Actes / contrats notés
Certificats fiscaux.
En outre, les documents ayant force probante dans les procédures judiciaires devraient toujours être dans l’Original. Dans ce cas, la forme papier est encore une forme importante de documentation, si elle est fournie avec preuve.
Attention: en raison des exigences beaucoup plus élevées liées au stockage de documents numériques dans la vie quotidienne de l’entreprise, le stockage dans de simples systèmes de fichiers est souvent insuffisant. Différentes solutions s’offrent à ce stade – comme des solutions SaaS (Software as a Service) pour la comptabilité avec portefeuille de services complets ou des packs de services GoBD purs. Le coût de ces systèmes varie beaucoup dans la pratique.

Le plus souvent, leurs fournisseurs misent sur un modèle de tarification échelonné. Pour les entreprises individuelles avec une quantité gérable de pièces justificatives, le coût est inférieur à celui D’une PME. Souvent, des systèmes D’Abonnement sont également proposés ici. Dis: l’accès aux systèmes de documentation/comptabilité est facturé ici mensuellement. L’avantage n’est pas seulement l’application simple via un Frontend basé sur le web. Chaque Euro peut également être réclamé directement en tant que dépense D’exploitation. Dans la mesure où une entreprise crée elle-même des serveurs pour un Intranet avec son propre DMS, les coûts ne peuvent être déduits d’impôt que par L’AfA.

Astuce 2: Numériser et numériser des documents papier
Ceux qui, en tant qu’entrepreneur ou indépendant, numérisent leur propre comptabilité – et leur gestion – doivent trouver une solution pour les reçus de caisse et les factures envoyées sur papier. À ce stade, il est évident de se procurer un Scanner. Intégré dans L’informatique de l’entreprise, chaque document sera simplement tiré par le Scanner à l’avenir. Ici, les marges sont légèrement ajustées, car un peu augmente le contraste – la numérisation prend tellement de temps.

Mais-c’est aussi différent. Smartphone et Cloud remplacent le Scanner et le stockage des documents dans le système de fichiers. Cela rend possible les applications proposées aujourd’hui par de nombreux développeurs – parfois gratuitement, avec des fonctionnalités avancées moyennant des frais d’utilisation. La Fonction de base des Applications est généralement très semblables. Grâce à l’accès à la caméra intégrée, les reçus sont facilement photographiés. Il suffit ensuite d’ajuster le cadre et d’enregistrer le tout directement dans la solution Cloud connectée.

Étant donné que les applications de numérisation pour Smartphone et tablette diffèrent considérablement dans l’étendue des fonctionnalités, une comparaison des applications est en fait obligatoire. En ce qui concerne les fonctions de filtrage, les possibilités de post-traitement et les modes pré-réglés avec reconnaissance de texte intégrée, les différentes applications diffèrent assez nettement. Un fait qui se fait également sentir dans le contexte des coûts. En général, il est prévu de regarder de plus près ici avant la décision et la première utilisation. En fin de Compte, L’intégration de L’expérience D’autres utilisateurs dans la décision d’achat peut également s’avérer très utile.

Astuce 3: Créer un système D’ordre
Travailler avec des documents numériques ne fait pas que mettre fin à la « guerre du papier » dans la comptabilité. Avec le bon logiciel, il est aujourd’hui possible de ne pas simplement créer un classeur numérique. Recevoir et stocker des documents par voie électronique n’est qu’un côté de la médaille.

Chaque entreprise a le droit d’accéder aux informations à tout moment. Qu’est-ce que cela signifie dans la pratique commerciale. Les factures initiales peuvent être attribuées à un client assez facilement – par le numéro de facture. Enregistré dans un répertoire numérique, le document est assez rapide à trouver. Mais qu’en est-il des informations spécifiques sur un client? Les solutions GoBD professionnelles ont une réponse à cela-la recherche rapide.

Une fonctionnalité qui permet un accès rapide non seulement pour les factures. Chaque document de l’archive numérique peut ainsi être intégré dans la recherche. De nombreuses entreprises perçoivent la nécessité, en particulier en ce qui concerne le GoBD. Les factures doivent être archivées et organisées en conséquence, même s’il n’y a pas D’obligation de tenir un compte commercial ou de comptabiliser. Cela peut se faire de différents points de vue. L’Organisation des documents par client est répandue.

Ici, un « conteneur » distinct est attribué à chaque client. Dans ceux-ci, de nombreuses entreprises et travailleurs indépendants déposent ensuite les factures et les documents. D’autre part, une Organisation est également répandue selon les années économiques/civiles. Dans ce cas, la simple évaluation fiscale est au premier plan. Mais: il peut également être organisé par groupe de biens ou de services.

Les documents sont plus que des Factures
Se concentrer uniquement sur les factures dans la considération, en fin de compte, est tout simplement trop court. En ce qui concerne les processus internes à l’entreprise, la communication vers l’extérieur avec les donneurs d’ordre et les partenaires économiques ou les autorités, il faut un système sophistiqué pour gérer tous les documents de manière rigoureuse.

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